Conditions générales

 

Article 1 –  Objet, champ d’application et opposabilité

Les présentes Conditions Générales d’Achat (ci-après « CGA ») régissent l’ensemble des relations contractuelles entre Apik SRL, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0764.579.338, dont le siège social est établi Place du Luxembourg 1, 1420 Braine-l’Alleud (ci-après « Apik »), et tout fournisseur, prestataire ou sous-traitant professionnel (ci-après le « Prestataire »).

Les présentes CGA s’appliquent à toute commande, bon de commande, devis accepté, contrat ou prestation confiée par Apik, et prévalent sur toutes conditions générales ou particulières du Prestataire, sauf accord écrit exprès et préalable d’Apik.

Sont exclus du champ d’application des présentes CGA : les contrats de bail, d’assurance, de financement, de leasing et, plus généralement, les contrats soumis à des régimes juridiques spécifiques.

 

Article 2 – Commandes

Toute prestation ou fourniture doit faire l’objet d’une commande écrite préalable émise par Apik (bon de commande, devis validé ou accord écrit).

Aucune modification de périmètre, de prix, de planning ou de modalités d’exécution ne peut être apportée sans l’accord écrit préalable d’Apik.

L’exécution d’une commande vaut acceptation pleine et entière des présentes CGA.

 

Article 3 – Délais, exécution et sous-traitance

Les délais convenus sont impératifs. Tout retard constitue une inexécution contractuelle susceptible d’engager la responsabilité du Prestataire.

Le Prestataire ne peut sous-traiter tout ou partie de la mission sans l’accord écrit préalable d’Apik. En cas de sous-traitance autorisée, le Prestataire demeure pleinement responsable de l’exécution des prestations et des actes de ses sous-traitants.

 

Article 4 – Prix

Les prix sont fermes, définitifs et comprennent l’ensemble des coûts liés à la prestation (frais, déplacements, licences, charges, etc.).

Aucun supplément, révision de prix ou coût additionnel ne sera accepté sans validation écrite préalable d’Apik.

 

Article 5 – Facturation

5.1 Mentions obligatoires

Toute facture doit obligatoirement mentionner :

• le numéro de bon de commande Apik correspondant ;
• la date de facture ;
• l’identification complète du Prestataire ;
• la description précise des prestations ou biens fournis ;
• les montants hors TVA, le taux de TVA applicable et le montant de la TVA.

Toute facture ne comportant pas le numéro de commande pourra être refusée ou mise en attente de traitement.

5.2 Prestations liées à plusieurs projets

Lorsque la facture concerne plusieurs projets, missions ou clients finaux :

• chaque projet doit figurer sur une ligne distincte ;
• le détail de chaque ligne doit être fourni en annexe obligatoire.

Pour les prestations de services, cette annexe devra notamment comprendre, le cas échéant :

• les timesheets détaillées ;
• la période concernée ;
• la nature précise des tâches réalisées.

5.3 Facturation électronique obligatoire via Peppol

Conformément à la réglementation en vigueur, toutes les factures doivent obligatoirement être transmises via le réseau Peppol.

Aucune facture transmise par e-mail, courrier postal ou tout autre canal ne pourra être traitée ni payée.

L’identification Peppol d’Apik peut être effectuée via l’un des identifiants suivants :

• 0208:0764579338
• 9925:be0764579338

Il appartient au Prestataire de s’assurer que sa solution de facturation est compatible avec le réseau Peppol.

 

Article 6 – Conditions de paiement

Sauf stipulation contraire écrite :

• les factures sont payables à 30 jours calendrier date de facture, sous réserve de réception d’une facture conforme.

Pour les prestations liées aux dispositifs Chèques-Entreprises, le délai de paiement est fixé à 60 jours calendrier, conformément aux contraintes administratives propres à ces dispositifs.

Le délai de paiement court uniquement à compter de la réception :

• d’une facture conforme aux présentes CGA ;
• correctement transmise via Peppol ;
• accompagnée de toutes les annexes requises.

Apik se réserve le droit de suspendre tout paiement en cas de contestation, de non-conformité ou de prestation incomplète.

 

Article 7 – Propriété intellectuelle

Sauf stipulation contractuelle contraire, le Prestataire cède à Apik, à titre exclusif, définitif, mondial et pour toute la durée légale de protection, l’ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents aux livrables réalisés dans le cadre de la mission.

Cette cession comprend notamment les droits de reproduction, représentation, adaptation, modification, traduction et exploitation, sur tout support connu ou à venir.

 

Article 8 – Confidentialité

Le Prestataire s’engage à une obligation stricte de confidentialité concernant toutes informations commerciales, techniques, financières ou stratégiques relatives à Apik et à ses clients.

Cette obligation s’applique pendant toute la durée de la relation contractuelle et subsiste après sa cessation, pour quelque cause que ce soit.

 

Article 9 – Protection des données à caractère personnel (RGPD)

Le Prestataire s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Lorsqu’il agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, le Prestataire :

• ne traite les données que sur instruction documentée d’Apik ;
• met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
• garantit la confidentialité et la sécurité des données.

En cas de sous-traitance ultérieure autorisée, le Prestataire demeure pleinement responsable de la conformité de ses sous-traitants.

Il est strictement interdit au Prestataire d’utiliser, directement ou indirectement, les données ou coordonnées des clients d’Apik à des fins propres, commerciales, promotionnelles ou marketing.

 

Article 10 – Responsabilité

Le Prestataire est responsable de tout dommage direct ou indirect résultant de l’inexécution ou de la mauvaise exécution de ses obligations contractuelles.

Il garantit Apik contre toute réclamation de tiers liée aux prestations exécutées.

 

Article 11 – Résiliation

Apik se réserve le droit de résilier de plein droit la relation contractuelle, sans indemnité, en cas de manquement grave du Prestataire, notamment en matière de confidentialité, de propriété intellectuelle, de protection des données ou de sous-traitance non autorisée.

 

Article 12 – Sanctions en cas de manquement

En cas de manquement du Prestataire à ses obligations, Apik pourra, cumulativement ou non :

• résilier immédiatement la relation contractuelle ;
• suspendre les paiements jusqu’à régularisation ;
• réclamer l’indemnisation intégrale de tout dommage subi.

En cas de violation des obligations de confidentialité, de protection des données ou d’utilisation non autorisée des données clients, le Prestataire sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 7.500 EUR, sans préjudice du droit d’Apik de réclamer la réparation intégrale de son préjudice réel.

 

Article 13 – Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes Conditions Générales d’Achat sont soumises au droit belge.

Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du siège social d’Apik SRL.